子供会の行事なので、保護者が集まって準備できる機会は限られています。
時間を無駄にしなように、ざっくりと当日までのスケジュールを立てておきましょう。
スケジュール表の例（クリックすると別窓で開きます）
まずは集まる日時を相談
最初に書き込んでおくのは、打ち合わせをする予定日と時間程度でOK。
普通、子供会の会議は月に1～２回だと思いますが、イベントが近づくと少し増える場合もあるでしょう。
地域によって準備にとりかかる時期は様々でしょう。
早ければ、夏のイベントがひととり終わったらクリスマス会の準備が始まるという子供会もあるかもしれませんね。
近年は働くお母さんも増えていますし、いきなりクリスマス会の当時までの予定を立てるのは難しいと思います。
とりあえず毎週木曜日という感じででも決めておくと、来月や再来月の仕事の都合もつけやすくなる場合もあります。
話し合いができたら、決まったことや変更になったことなど、どんどん記入していきます。
話し合う内容も決めておく
大雑把でもいいので、集まった時にどんな事を話し合うのか決めておきましょう。
貴重な時間を使って集まっているのに、そこで「さて、今日はどうする？」なんて言ってたら時間の無駄です。
話し合う内容が決まっていれば、その日までに自分の考えをまとめておくこともできますね。
決めるべきこと・やるべきことを箇条書きに
いきなり「この日に何を決める？」なんて言われても困りますよね。
最初にどんな事を話し合わなければいけないのか、その日集まった人達で出し合い箇条書きにしていきましょう。
- クリスマス会の日時
- 場所を決める
- クリスマス会で何をするか
- 役割分担
- ポスターづくり
- 予算
私が話し合っていたときは、最初はこれくらいだったと思います。
少ない？こんなもの？
と不安にもなりましたが、2回目3回目と話し合いを重ねているうちにやることが増えていきました。
優先順位を考えながらスケジュール表に記入
だいたい出揃ったら、スケジュール表に入れていきます。
優先順位を考えたつもりでも、実際には順番が入れ替わる事もあります。
日時と場所を決める作業など、いくつかの作業が同時進行になることも多いです。
クリスマス会の内容はなかなか決まらないこともあるでしょう。
最初はあまり気にせず、後で必要に応じて変更してください。
管理人が役員をしていた子供会では、必要に応じて担当している役割ごと個別に集まることもありました。
2～3人なら都合もつけやすいし、早く終われば時間に余裕ができます。
もちろん、そんなことしなくても準備が間に合えばOKなんですが。
クリスマス会直前には集まる機会が多くなり、週1回が2～3回に。
お菓子を袋詰めしたり会場の下見をしたり、それぞれ短時間でしたがちょっとずつ忙しくなりました。
小さなお子さんがいたり仕事があったり、家庭の事情などで毎回参加できない役員さんもいらっしゃいました。
そんな時は「お互い様」ということで、うまくカバーし合えていたと思います。